Сложные проекты
Автоматизация бизнеса под ключ
Начинаем с процесса, который отнимает больше всего часов
Для компаний, где заявки ведут в таблицах и мессенджерах, остатки сверяют вручную, а отчёт для руководителя собирают из трёх программ к концу месяца. Разбираем, на что уходит время, и автоматизируем по очереди: сначала то, что даст эффект первым. Связываем то, что у вас уже работает, и пишем своё там, где готовое не подходит.
Что автоматизируем
Автоматизация бизнеса складывается из конкретных процессов, а не из одной большой программы. Почти всегда это связка того, что у вас уже есть, с небольшими своими частями.
Крупные задачи — портал для сотрудников и дилеров, свою учётную систему, кабинет для клиентов — разбираем на отдельных страницах: корпоративный портал, заказная разработка и ERP, личный кабинет клиента.
01 Заявки и продажи
Заявки с сайта, почты, телефона и мессенджеров попадают в одну CRM, у каждой есть ответственный и срок. Руководитель видит, сколько заявок на каком этапе, без отчётов от менеджеров.
CRM под ваш процесс02 Учёт и склад
Остатки, цены и заказы между сайтом, складом и 1С обновляются сами. Если типовой конфигурации мало, планирование или производственный учёт выносим в отдельную систему.
Обмен с 1С и CRM03 Документы
Счета, договоры и накладные заполняются из данных, а входящие документы разбираются и попадают в учёт без перепечатывания. Автоматизация обработки документов — там, где их десятки в день.
04 Согласования
Договор, счёт или закупка идут по маршруту: видно, кто следующий, сколько ждёт и кто задержал.
05 Отчёты
Сводка по продажам, складу и деньгам собирается сама и приходит руководителю в нужный день — из тех же данных, что видят сотрудники.
06 AI-ассистенты
Разбор входящих писем и заявок, ответы на типовые вопросы, поиск по документам компании обычными словами.
AI для бизнесаС чего начинаем
С разбора процессов. Проходим путь заявки, заказа или документа от начала до конца и записываем, где его перекладывают руками, где ждут и где ошибаются. Для каждого такого места прикидываем, сколько часов в месяц на него уходит и во что обойдётся автоматизация.
Первым шагом может оказаться настройка того, что уже куплено: CRM, 1С, почты. Своя разработка нужна там, где настройкой задачу не решить.
- Карта процессов: кто, что и в какой программе делает
- Места, где теряются время и данные, с оценкой часов в месяц
- Что автоматизировать первым: больше всего эффекта при меньшей работе
- Что оставить как есть, потому что автоматизация не окупится
Как работаем
Каждый шаг снимает одну рутину целиком. Половина автоматизации, при которой данные всё равно ведут в двух местах, хуже, чем никакой.
Обсуждение
Говорим о том, что у вас делают руками каждый день и где ошибаются. Смотрим программы, которыми уже пользуетесь.
ТЗ или прототип
По итогам разбора — план по очереди: что делаем первым, что потом, что оставляем. Для первого шага — техническое задание или прототип.
Этапы
Этап закрывает один процесс, например заявки с сайта в CRM или документы в 1С. После этапа смотрим, сколько ручной работы ушло.
Запуск
Переводим сотрудников на новый порядок и убираем старый, чтобы данные не вели в двух местах.
Поддержка
Следим за обменами, правим под изменения в процессах и берёмся за следующий пункт плана.
Интеграции и безопасность
Автоматизация почти всегда — это обмен между системами: сайт, CRM, 1С, склад, банк, почта. Для каждого потока решаем, какая система главная, как часто обновлять и что делать, если одна из систем не ответила.
Интеграции с 1С и CRM- 1С: справочники, остатки, документы, статусы — в обе стороны
- Банк: выписки и статусы платежей, если банк даёт к ним доступ
- CRM, почта, телефония и мессенджеры
- Права сотрудников: кто видит деньги, а кто только свои заявки
- Журнал изменений и резервные копии
- NDA до передачи выгрузок и доступов
Когда автоматизация не окупается
Автоматизировать стоит не всё. Если процесс меняется каждый месяц или на него уходит меньше времени, чем уйдёт на сопровождение автоматики, честнее оставить его как есть. Об этом говорим на разборе, до сметы.
- Процесс ещё не устоялся — сначала договориться о порядке, потом автоматизировать
- Операция редкая и занимает час в месяц — оставить ручной
- После запуска данные ведут в двух местах — старый порядок отключаем, а не оставляем «на всякий случай»
- Всё держится на одном сотруднике — описываем процесс и настройки, чтобы не зависеть от него
Опыт
Занимаемся разработкой больше 20 лет. Из сложных систем, которые мы сделали, можно назвать две.
Названия заказчиков без их разрешения не публикуем.
Стоимость
Стоимость считаем после обсуждения задачи: бесплатно разбираем требования, предлагаем этапы и даём смету до начала работ.
По разбору видно, что автоматизировать, в каком порядке и сколько стоит каждый шаг. Смету даём на первый шаг, следующие считаем, когда до них дойдёт очередь.
Вопросы до начала работ
Соседние направления
С чего начать автоматизацию, если всё ведётся в Excel?
С одного процесса, где таблица уже не справляется: заявки, остатки или счета. Переводим его в систему, а таблицы оставляем там, где они удобны. Переводить всё сразу — самый дорогой и рискованный путь.
Нужно покупать новую CRM или ERP?
Не обязательно. Сначала смотрим, что можно сделать на том, что уже куплено. Новую систему предлагаем, когда текущая не справляется, и объясняем почему.
Сотрудники не будут сопротивляться?
Будут, если новая система добавит им работы. Поэтому первым автоматизируем то, что снимает с людей рутину, и проверяем решение на тех, кто будет им пользоваться, до запуска на всех.
Где здесь AI?
Там, где он действительно экономит время: разбор входящих писем и документов, ответы на типовые вопросы, поиск по документам. Учёт, обмены и отчёты решаются обычной разработкой, без AI.
Можно автоматизировать один отдел?
Да, и так проще: один отдел, один процесс, понятный результат. Остальные подключаем, когда первый заработает.
Обсудить проект
Опишите задачу в нескольких предложениях: что нужно и какие системы уже работают. Ответим в течение двух часов в рабочее время и договоримся о разговоре. Документы и выгрузки попросим после NDA.
Пн–Пт, 9:00–19:00.